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Access

売上管理データベースの作成

フォームの作成4

[F商品の追加と削除]フォームの作成

データベースの中には、追加される情報(データ)や削除される情報(データ)が必ず発生します。
毎日の売上データは日々発生して追加される情報ですが、販売中止となった商品情報は削除されていきます。また、社員や得意先の情報も退職や取引先の倒産などが発生してしまうと、やがてそれらデータは削除されることになります。

データベースの性質から考えると、過去の情報を検索して売上の分析をしたり、何かの事情で履歴データが必要になる場合があります。むやみに必要なくなったからという理由で削除してしまうと、データベースとしての活用が半減してしまいます。積み上げた貴重なデータを有効活用するために、情報(データ)の削除を行なう時に、かならず今までのバックアップデータは残すようにしておくことが大切です。


では、このセクションでは、商品の追加または削除できるフォームを作成します。
基になるテーブルは、[商品テーブル]とします。以下の手順で作成します。

  1. [作成]タブを選択し、[フォーム]-[その他のフォーム]-[フォームウィザード]でクリックします。
  2. [フォームウィザード]画面が表示されたら、[テーブル/クエリ]の一覧から「テーブル:商品テーブル」を選びます。
  3. [選択可能なフィールド]一覧すべてを右側の[選択したフィールド]に追加して、[次へ]ボタンをクリックします。
  4. フォームのレイアウトは[表形式]を選択して、[次へ]ボタンをクリックします。
  5. スタイルは「Access 2007」を選択して、[次へ]ボタンをクリックします。
  6. フォーム名は「F商品の追加と削除」と入力して、[完了]ボタンをクリックします。

[F商品の追加と削除]フォームが作成されます。見やすく修正します。(上図を参考)

※ 編集箇所は、タイトルラベルの削除とフォームヘッダー領域をなくします。また、[詳細]セクションの「塗りつぶし/背景色」と「代替の塗りつぶし/背景色」を「白」に設定します。さらに、チェックボックスの配置、単価の数値に3桁区切りの書式設定を行ないます。

作成直後のフォームで新規登録する場合は、移動レコードボタンの新規ボタンを押します。削除する場合は、削除したいレコード(行)を選択して、Deleteキーを押すと削除できますが、1つでも売上の発生している商品は削除できません。
これは、リレーションシップが設定されているためです。例えば、商品テーブルから商品ID「BB100」を削除したいとします。もし、過去1つでも商品ID「BB100」が売れていると、その売上データはテーブル「売上テーブル」にその情報が存在します。そこで、商品テーブルから商品ID「BB100」が削除されてしまうと、売上テーブルに存在している商品ID「BB100」の詳細(商品名や単価など)が参照できなくなるという矛盾が生じます。
ただし、過去1つも売上げがなかった商品は、売上テーブルにもその商品データが存在しないため、この[F商品の追加と削除]フォームから削除することができます。

また、新規登録のボタンや削除ボタンを作成しても使い易くなるかもしれませんが、頻繁に操作することのないフォームはシンプルな画面にすることで、作成の手間を省くことができます。

[F社員追加]フォームの作成

[F商品の追加と削除]フォームと同様に、表形式で[F社員追加]フォームを作成します。
基になるデータは、社員追加用のクエリを作成して、そのクエリを使ってフォームを作成することにします。その理由は、社員追加用のフォームは、新規登録のみができるフォームにするためです。フォーム[F商品の追加と削除]とまったく同じようなフォームで、テーブルを基にして作成しても良いのですが、クエリを基データにすることで、柔軟なフォームを作成することが可能になります。

まず、フォームの基データとなる「Q社員追加」クエリを、次の手順で作成します。

  1. [作成]タブを選択し、[その他]-[クエリウィザード]ボタンをクリックします。
  2. [新しくクエリ]ウィンドウが表示されます。「選択クエリ ウィザード」を選択して、[OK]ボタンをクリックします。
  3. [テーブル/クエリ]は「テーブル:社員テーブル」を一覧から選択します。
  4. [選択可能なフィールド]のすべてのフィールドを右側の[選択したフィールド]に追加して、[次へ]ボタンをクリックします。
  5. クエリ名は「Q社員追加」と入力して、[完了]ボタンをクリックします。
Q社員追加クエリの作成

列幅を修正して、上書き保存します。クエリは閉じておきましょう。
次に、今作成した[Q社員追加]クエリを基データとして、[F社員追加]フォームを作成します。次の手順で作成します。

  1. [作成]タブを選択し、[フォーム]-[その他のフォーム]-[フォームウィザード]をクリックします。
  2. [テーブル/クエリ]は「クエリ:Q社員追加」を一覧から選択します。
  3. [選択可能なフィールド]のすべてのフィールドを右側の[選択したフィールド]に追加して、[次へ]ボタンをクリックします。
  4. フォームのレイアウトは「単票形式」を選択して、[次へ]ボタンをクリックします。
  5. スタイルは「Access 2007」を選択して、[次へ]ボタンをクリックします。
  6. クエリ名は「F社員追加」と入力して、[完了]ボタンをクリックします。

[F社員追加]フォームが作成されますので、レイアウトを修正しておきましょう。下図を参考に修正してください。

F社員追加フォームの修正後

編集ポイントは、タイトルを削除して[フォームヘッダー]領域をなくします。役職と携帯番号のテキストボックスの幅を広くして、余裕あるスペースを確保します。
さらに、ラベルの文字の配置を右揃えにし、テキストボックスの背景色に任意の色を付けます。

フォームを仕上げる時は、コントロールなどの幅やラベルなどの配置(レイアウト)を変更したら、すぐにフォームビューに切り替えて、確認しながら調整していきます。デザインビューとフォームビューの切り替えを何回も繰返し行ないながら、より細かな調整を施し、見やすく、入力しやすいレイアウトを目指します。