Excel画面構成

Excelを起動すると「Book1」というブックが新規で作成された状態で開きます。薄い水色の線が縦横に引かれた集計用紙を「シート」と呼び、新規では3枚のシートが用意されています。シートの左下隅に「シート見出し」が表示されていますので、そこで確認できます。

下の図を参考に説明しましょう。まず、シート上で枠線で区切られた１つ１つのマス目を「セル」と呼びます。文字や数値はセルごとに入力します。このセルの集合体が1枚のシートになります。各セルの位置は、B列の2行目なら「B2セル」と表現され、「列見出し」の英字と「行見出し」の数字の組合せで表します。

2007から新しく「ズームスライダー」が右下隅に追加されました。右端には＋、左端には－の丸ボタンがあり、それをクリックすると10％ずつ増減され、表示の拡大縮小ができます。倍率は－ボタンの左側にパーセント表示で確認できます。

また、ズームスライダーの左側には、画面のビューが切り替わるボタンが３つ並んでいます。[図6]で分かるように、左から標準、ページレイアウト、改ページプレビューと並び、ワンクリックで切り替えることができます。通常は、標準表示でシート表示されます。ページレイアウトは、用紙1枚にどのように印刷されるかが分かり、改ページプレビューは、用紙1枚の中に行列を指定して収めることができます。

最後におさらいをすると次のように表現できます。Excelを起動すると新規のシートが3枚存在し、保存する場合はシートがまとめられてブック単位として任意の名前をつけて保存します。これは、Excelの初期状態を表します。簡単に言うと、Excelではファイルはブックと呼ばれ、そのブックは最初3枚のシートで構成されていることになります。
さらに、1枚のシートはセルで構成されていて、2007バージョンでは1,048,576行×16,384(XFD)列で構成されていることになります。

データの入力の基本

データ入力の基本を説明しましょう。データ入力はセル内に文字列や数値を入力することになります。
[図7]を見ると、Excelを開いた直後は「A1」セルの枠が少し太くなっていることが分かります。これは現在「A1」セルが選択されていることを示していて、キーボードを叩くと「A1」のセル内にデータが入力されます。この少し太くなっているセルを"アクティブセル"と呼びます。

まず、データを入力するには、その箇所(セル)を選択する必要があります。つまり、アクティブセルにすることです。例えば、「B1」のセルにデータを入力したい場合、マウスポインタで「B1」セル上でクリックするか、キー操作で→ボタンを押すと「B1」セルをアクティブセルにできます。
[図8]で分かるようにアクティブセルを移動するには、移動したいセルの上でクリックするか、または矢印キー(方向キー)を使用します。使い分けは、現在のアクティブセルよりも離れているセルを選択するときにはマウスを利用し、すぐ近くのセルに移動する時には矢印キーを使うと効率的です。

では、「A1」セルに「販売一覧表」と入力してみましょう。現在、「B1」セルにアクティブセルがあるので、←の方向キーを押して、「A1」セルにアクティブセルを移動させます。マウスで操作してもかまいません。
Excel起動直後は、日本語入力はOFFの状態になっています。画面右下にある「言語バー」を確認すると、「A」と表記されています。(図9)
[半角/全角]キーを押して、言語バーの「A」を「あ」に変えて日本語入力をON(有効)にします。

ローマ字入力、かな入力のどちらでもかまいませんので、「はんばいいちらんひょう」と入力し、「販売一覧表」とスペースキーで漢字変換を行ないます。
日本語では漢字に変換した場合、漢字変換の確定とセル内にデータを入れたという確定が必要ですので、Enterキーを2回押すとことで、セル内のデータ入力を終えることができます。

[図10]を見て分かるように、データ入力をEnterキーで確定した時は、アクティブセルは下のセルに移動します。もし、右側のセルに移動したい場合は、Enterキーの代わりに→キーまたは、TABキーを押すと、入力確定後にアクティブセルが右のセルに移動します。
もし逆に左側のセルに移動したい時は、←キーまたはShiftキー＋TABキーを押します。

では、[図11]のように「A2」から「A7」のセルまで文字列を入力します。

次は、「B2」セルにアクティブセルを移動させて、「4月」と入力して、変換の確定Enterキーを押します。この時、まだカーソルが「B2」セル内で点滅しています。通常であれば、再度Enterキーを押して、入力の確定を行ないますが、アクティブセルは下のセルに移動してしまいます。ここで、Ctrlキーを押した状態でEnterキーを押すとアクティブセルは移動せずに入力確定できます。

[図12]を見てください。アクティブセルは「B2」セルにあり、移動していません。また、アクティブセルの右下隅は■の形状になっています。ここを"フィルハンドル"と呼びます。マウスポインタをフィルハンドルに合わせると十字(＋)形状になります。

その形状のままで「D2」セルまでドラッグします。(図13)

「B2」から「D2」セルまでに「4月」、「5月」、「6月」と入力されます。このようにある規則性のある連続したデータを自動的に入力できる機能を"オートフィル"と呼び、フィルハンドル操作でできます。この連続したデータはあらかじめ用意されているものしか利用できませんが、ユーザが必要に応じて登録することは可能です。

次に「B3」から「D6」セルに数値データを入力します。アクティブセルを「B3」セルに移動させて、数値データを入力することになりますが、ある範囲内にデータを入力する際に、あらかじめその範囲を選択しておくとアクティブセルはその範囲内しか移動しません。この性質を知っていれば、アクティブセルの移動に気をとられず、入力に集中することができます。
[図14]のように「B3」セル上から「D6」セルまでドラッグして範囲選択します。

選択した範囲のセルには数値データを入力しますので、言語バーを「あ」から「A」に切り替えます。(※半角/全角キーで切り替え)
「B3」セルに「1000」と入力してEnterキーを押すとアクティブセルは下のセルに移動します。(図15)

[図16]のように「B6」セルまで数値を入力します。「B6」セルに数値を入力した後にEnterキーを押すと、選択範囲の右上のセル(C3)にアクティブセルが移動します。やってみると分かるように、あらかじめ入力する範囲を選択することによって、アクティブセルは下へ移動し、最下部のセルから右最上部のセルに自動的に移動されます。範囲選択の右端最下部のセル内のデータ入力後は選択された範囲の左端上(最初の基点)に戻ります。

では、[図17]のように「D6」セルまで数値を続けて入力します。
最後まで入力が終えたら、アクティブセルが「B3」セルに戻ることが確認できます。もし、範囲選択をして入力をしている最中にアクティブセルを逆に移動させたい場合は、Shiftキー＋Enterキーを押してください。また、左から右にアクティブセルを移動させる時にはTABキー、右から左ならShiftキー＋TABキーを押します。
ちなみに範囲選択の解除は、マウスで任意のところでクリックするか、方向キーのどれかを押すと解除されます。

ブックの保存

現在の作業のところまでを一旦保存してみましょう。パソコンはいつおかしくなるか分かりません。一生懸命にデータを入力して作成しても、パソコンが動かなくなるとそれまでの時間が無駄になります。保存を小まめにすることで時間の無駄をなくすことができます。

Excelの最上部の左端にある「Officeボタン」をクリックして、一覧から「名前を付けて保存」をクリックします。(図18)

[図19]のように「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
まず、保存場所を指定(①)して、次にファイル名を入力(②)します。ここでは、「販売一覧表」と入力しております。そして、[保存]ボタン(③)をクリックして新規でブックを保存します。

保存されるとExcelのタイトルバーにファイル名が表示されていることが確認できます。もし、「Book1」のままであれば、保存されていないことになりますので、再度名前を付けて保存を行ないます。

データの入力と保存は、最も基本的な操作ですので、しっかりと把握するようにしましょう。また、Excelでは数値データと文字列データを交互に入れることが多いので、日本語入力のオン、オフの切り替えをしっかりと行なって入力をします。

ブックを閉じる

ブックを閉じてみます。ブックの閉じ方には2通りあります。１つは、Excelも同時に閉じる方法とブックのみを閉じる方法です。
どちらにしても画面右上の×ボタンを利用します。
Excelまで同時に終了する場合は、右上端の×ボタンをクリックします。また、ブックのみを閉じる時には、その下にある×ボタンをクリックします。(図20)

Officeボタンからでも閉じる操作はできます。一般的に閉じる場合は、右上の×ボタンのほうが良く使われます。

では、ブックのみを閉じてみましょう。「ウィンドウを閉じる」と表示される×ボsタンをクリックします。

ブックのみを閉じるとシートが消えて、Excelは開いている状態になります。Excel上での作業を続ける時には、ブックを開いたり閉じたりしますが、Excelでの作業を終える時にはExcelの終了を行ないます。この閉じる(終了)という操作は、Office製品のみならず、他の製品でも同じ操作となっていることが多いので、戸惑うことは少ないでしょう。