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Excel

編集と計算

表の書式を変更

シートに表示されている格子状のセルの区切り線を"枠線"と呼び、印刷時には表示されません。ユーザにセルの存在と位置関係が認識できるように表示されているのが枠線となります。
「表」であることを表現するには、表に線を引く必要があります。この線を"罫線"といいます。罫線を引いたら、見出しのセルに色を設定したり、セルの幅などを変更して、表全体の書式を整えて表の完成させます。

罫線を引く

罫線を引くには、他の操作と同じように最初は設定したい範囲を選択してから行ないます。ここでは、[セルの書式設定]ダイアログボックスを使って、表全体に罫線を引くことにします。

まず、「A3」から「E8」を範囲選択(①)します。[ホーム]タブを選択(②)、[フォント]ブロック内の[罫線」ボタンの右側の▼(③)をクリックし、[その他の罫線](④)でクリックします。

罫線を引く

[セルの書式設定]ダイアログボックスが表示され、[罫線]タブが選択されていることを確認します。まず、[スタイル]から細線(①)をクリックします。そして、[プリセット]から[内側]ボタン(②)をクリックします。

内側に罫線を引く

次は[スタイル]から太線を選択(①)して、[プリセット]の[外枠]ボタン(②)をクリックします。
最後に[OK]ボタンをクリックして設定を確定します。

続けて罫線を引く

これで表全体に対する罫線を引きました。ある一部分のセルだけに異なる種類の罫線を引く時は、設定したいセルをまず選択して、[ホーム]タブの[フォント]ブロックの[罫線]ボタンから種類を指定して罫線を引きます。

罫線を引いた結果

複雑な凝った罫線を引くこともありますが、このような場合表内のデータをコピーしたり、表の構造を変更した時に罫線が崩れてしまうことがあります。罫線を引くタイミングは、ある程度、表を完成した段階で引く方が良いでしょう。

セルに色を付ける

表内の項目名などのセルに色を付けて、表を見やすくしましょう。セルの色は[塗りつぶしの色]ボタンを使って設定します。
以前のバージョンと大きく異なったのがカラーパレットの色の配置です。[テーマの色]、[標準の色]に分けられて色が並んでいます。色数も多くなり、バリエーションが広がりました。また、色の上にマウスポインターを置くだけで、セルの色がそれに応じて変化します。色の確定をしなくても、色の付き具合が確認でき、最終的に決めた色でクリックすると確定できるようになりました。

カラーパレット

「A3」から「E3」の範囲のセルの色を「アクア、アクセント5、白+基本色80%」にします。
「A3」から「E3」の範囲選択(①)します。[ホーム]タブ(②)を選択し、[フォント]ブロックの[塗りつぶしの色]の▼ボタン(③)をクリックし、表示されるカラーパレットから「アクア、アクセント5、白+基本色80%」(④)の色でクリックします。

セルに塗りつぶしを適用

色の上をポイントするとセル内の色もそれに応じて変化しますので、色が決めやすくなりました。
[図H]は、商品名と月毎の合計のセルを塗りつぶして色を付けた結果です。セルに色を塗ることによって、表が見やすくなります。ただし、注意しないといけないことは、濃い色をつけてしまうと、モノクロ印刷の場合文字列や数値が見にくくなります。もし、セル内の色を濃い色にしたければ、文字列や数値は白色などの対比的な色を付けて表現すると見やすいです。

その他のセルに塗りつぶしを適用した結果

セルに色を塗ると見やすくなりますが、各セルにいろいろな色をつけてしまうと逆効果になります。シンプルな表ほど見やすいといわれていますので、色の付け過ぎに気をつけてください。

セルの幅を調整する

セル内のデータ内容によってセルの幅を調整できます。データが長ければセルの幅を広くすることで、データすべてが表示できます。また、データ内容が少なければ、セル幅を狭くして表全体の幅を小さくすることができて、印刷時に利用できます。

「販売売上表」の「月」の3列を調整します。B列からD列を選択します。選択する場合は、列番号の上でB列からD列までドラッグします。次に、選択内の列番号の境界をポイントして、左右の矢印の形になったら左側に少しドラッグして、列幅を狭くします。

複数の列を同じ幅に調整したい場合、列をまとめて選択し、任意の選択列の右側の境界でドラッグ操作を行うと、選択されている列すべてが同じ幅に調整されます。これは、行も同じような操作で行えますので、1つ1つの列や行の幅を調整するよりも、効率の良い操作となります。

仕上げをする

ここまで「販売売上表」に様々な書式を設定して、ある程度見やすくしてきました。後はユーザの好みに依存されますが、まだ紹介していない書式設定を行なって仕上げてみましょう。
利用する書式は、表タイトルに対して[セルを結合して中央揃え」、合計の数値に[通貨スタイル]、そして表を作成した年数を表示します。

表のタイトルを見やすくする

「販売売上表」タイトルを表の幅の中央になるようにします。
まず、「A1」から「E1」を範囲選択(①)します。[ホーム]タブの[配置]ブロックの[セルを結合して中央揃え]ボタン(②)をクリックします。

セルを結合して中央にそろえる

タイトルが表の幅に対して中央に移動します。セルを結合することで、表などをいろいろなレイアウトにすることができます。

合計数値に通貨単位を設定する

数値の書式として、[桁区切りスタイル]を行ないました。ここでは、合計の欄には通貨単位を表示して、金額であることを表現します。
表内には、縦方向の合計欄と横方向の合計欄があります。一度に通貨単位を設定するには、合計欄すべてを選択する必要があります。表を見ると、合計欄は続いておりませんので、Ctrlキーを使って範囲選択を行ないます。

まず、「E4」から「E8」までをドラッグ操作で選択し、次にCtrlキーを押した状態で「B8」から「D8」までドラッグします。
次に、[ホーム]タブの[数値]ブロック内の[通貨表示形式]ボタンをクリックします。

通貨スタイルを設定する

合計欄の数値に「¥」マークが表示されます。金額の場合、金額すべてに「¥」マークを付けてしまうと、かえって見づらい印象を与えることがあります。合計以外の数値には「桁区切りのスタイル」を付けて、金額の合計の欄だけに通貨単位を表示すると見やすくなります。

作成年を表示する

最後に、表を作った年数を表示します。Excelは、主に表を作成しますので、できるだけ作成した日付などを入力しておくと、どの段階での表であるかが分かり易くなります。
まず、「E2」に「2009/7/10」と入力します。

日付の入力

このままの表記でも良いのですが、ここでは年だけの表示に変更します。
「E2」セルを選択(①)し、[ホーム]タブの[数値]ブロックの右下隅にある[ダイアログ起動ツール]ボタン(②)をクリックします。

[セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。以前のバージョンでお馴染みの画面です。「E2」セルに、日付を入れていますので、[分類]一覧では「日付」が選択されています。日付表示もあらかじめ用意されている種類がありますが、ここではユーザ独自の表示形式を作成してみます。
[分類]は「ユーザー定義」を選択(①)します。右側の[種類]テキストボックス内に「yyyy年度」(②)と入力します。

表示形式でユーザ定義を作成

「yyyy」は半角入力であることは重要です。正確には、「年度」という文字列は「"」で囲まなければなりません。しかし、Excelは囲まなくても[OK]ボタンで確定すると自動的に「"」を付けてくれます。ただ、囲み方は["年""度"]と、1文字ずつを囲んでしまいます。

表示形式を設定して[OK]ボタンをクリックすると、「E2」セル内のデータは「2007年度」と表示されます。

年度で表示される

"表示形式"は、シート上でのデータ表現として非常に活躍する機能です。うまく利用すると、多様な表現力と定型の仕様が自動的に表示されるようになります。例えば、顧客の名前を入れるセルが決まっているのであれば、そのセルに名前を書くだけで敬称を自動表示することができます。

テーマを利用する

最後に、2007バージョンで追加された"テーマ"機能を使ってみます。

「テーマ」とは、あらかじめフォントの書式、セルの書式がセットとなって用意されていて、好みのテーマを選択するだけで、それら書式が設定される機能です。いちいち色や大きさ、書体を変える必要もなく、急いで表を作成しなければならない時は便利な機能です。また、あるテーマを設定しても、その中の一部だけを変更することも可能で、オリジナルなものにもできます。このテーマは、Word、PowerPointなどにもありますので、ユーザが独自で作成したテーマを他のアプリケーションでも適用することができ、統一性のあるファイルが作成できます。

テーマの「松風」を適用してみましょう。このテーマを適用するときは、テーマを適用したいシートの中であれば、アクティブセルはどこでもかまいません。
[ページレイアウト]タブを選択(①)して、[テーマ]ブロックの[テーマ]ボタン(②)をクリックします。ドロップダウンメニューから[松風](③)を選択します。

テーマとして登録されていた書式がシート内のセルに適用されます。

結果の表示

文章に統一感を持たせたデザインがあらかじめ登録されているのが"テーマ"です。
テーマは、配色、フォント、効果の3要素から構成され、好みのテーマを選択するだけで、この3要素が一気に変更されます。

テーマの構成

"配色"は、主にセルの色、見出しや図形、SmartArtに適用される色です。"フォント"は、文字の書体です。図形やイラストの線や影などの形状が"効果"となります。Excelでは、グラフなどに多様な効果を付けられますが、テーマを利用して、部分的なカスタマイズを行なえば、ユーザ独自のデザインができます。まずは、お試しあれです。

ここまで、Excelにおける編集作業と計算についてご紹介しました。Excelを使いこなすには、行ないたい作業を効率的にできるかです。ポイントをしっかり押さえておきましょう。