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Excel

グラフと印刷

印刷イメージの確認

表とグラフが完成したら、仕上げの確認として印刷を行ないます。最近は、印刷せずにPDFファイルなどに変換して配布するケースが多くなってきました。しかし、PDFファイルで貰っても、それをパソコンなしで見たい方は多いので、印刷機能は必ず利用するものです。

これから印刷を行なう場合、いきなり印刷ボタンで印刷することは好ましくないと言われています。何故なら、全体が1ページに収まらないとグラフや表などが欠けてしまい、次のページに残りが印刷されてしまい、紙が無駄になるからです。
印刷する前に、印刷イメージを確認することが大事になります。印刷イメージは印刷プレビュー機能を使って、どのように印刷されるかを確認します。2007バージョンから新しく"ページレイアウト"機能が追加され、シートのどの部分まで1ページとして表示されるか分かりやすく、編集もしやすくなりました。また、印刷範囲を指定できる"改ページプレビュー"機能は、以前のバージョン同様に利用できます。

ページレイアウトで確認

ページレイアウト機能を使用することで、印刷するページのイメージを見ながら作業できます。
ページレイアウトに切り替えるには、[表示]タブの[ブックの表示]ブロックの[ページレイアウト]ボタンをクリックします。また、2007バージョンでは表示を切り替えるボタンが右下のズームスライダーの左側に配置されていますので、そのボタンから操作します。

ページレイアウトで表示すると現在のページ設定が反映されたページ状態で表示されます。初期設定ではA4用紙で印刷方向は縦で指定されています。
表やグラフがページ内に収まっているか、ページのどのあたりに表示されるかが確認できます。このまま編集も可能ですから、最終的な仕上げ段階ではページレイアウト表示をしてから作業されると効率的です。

改ページプレビューで確認

印刷するとき、ページの途中であっても、区切りのよいところで改ページしたいときがあります。また、2ページにまたがるような時、1ページ内に収めるときは改ページプレビュー機能を使って行ないます。

改ページプレビューはページレイアウトのボタンの隣に配置されています。

改ページプレビューで表示すると印刷範囲が青い線で囲まれます。内容が青い線内にあれば、印刷されますが、青い線の外側にある内容、つまりグレー部分は印刷されません。注釈や印刷させたくない箇所は、この機能を利用して印刷対象から外すことができます。

数ページに分かれる場合は、ページの間は青い点線になります。この青い点線をドラッグすることで、改ページする位置を変えることができます。

改ページプレビューの表示

標準へ戻す

ページレイアウト、改ページプレビューを行なった後、元のワークシートの状態に戻すには、[標準]ボタンを使います。

"標準"とは標準モードとも呼ばれ、通常のワークシートが表示されている状態のことです。

通常は、標準モードで表やグラフなどを作成していきます。作成したものを印刷する前に、ページレイアウトビューの表示に切り替えて印刷イメージを確認し、変更があれば行ないます。また、任意の箇所で改ページしたいのであれば、改ページプレビューに切り替えて作業を行ないます。ワークシート表示にしたい場合は、標準モードに切り替えます。このように、操作に応じた表示モードに切り替えて作業を行なうことで、印刷イメージを的確に確認することが出来るようになります。

印刷プレビュー

印刷イメージが好みの状態になったら、印刷プレビューで印刷直前の最後の確認を行ないます。印刷プレビューも印刷イメージを確認ですので、ページレイアウト、改ページプレビュー機能を使わなくても、印刷される状態は確認できます。しかし、印刷プレビューでは内容の編集はできません。あくまでも印刷直前のイメージ確認として取った方が良いでしょう。
印刷プレビューの段階で、用紙サイズや余白の調整などが行なえます。

印刷プレビューの実行

印刷プレビューは[Office]ボタン(①)から操作を行います。まず、[Office]ボタンをクリックし、表示される一覧から[印刷](②)をポイントして、サブメニュー内の[印刷プレビュー](③)をクリックします。

印刷プレビューを実行するとリボンには[印刷プレビュー]タブしか表示されません。
つまり、印刷プレビュー機能は、通常のExcel画面以外で表示されていることになります。印刷プレビューを閉じる時は、[プレビュー]ブロックの[印刷プレビューを閉じる]ボタンをクリックします。

用紙の向きや用紙サイズ、余白の調整は、[印刷]ブロックの[ページ設定]ボタンをクリックして、表示される[ページ設定]ダイアログボックスから行ないます。必要に応じて設定を行ないます。

ページ設定ダイアログボックス

印刷

印刷プレビューで最終確認したら印刷を行ないます。
印刷する際、表だけ、グラフだけ、両方一緒に印刷というように3パターンに分けられます。印刷対象になるものだけを選択すれば、それだけが印刷されます。表もグラフも同じページ内に印刷するのであれば、通常通りの印刷を行ないます。

表だけの印刷

表とグラフが同じワークシート上に作成している場合、表だけを印刷するには、まず印刷したい表だけを選択して[Office]ボタンをクリックし、表示される一覧から[印刷]をクリックします。
[印刷]ダイアログボックスが表示されますので、[印刷対象]セクションの[選択した部分]にチェックを入れます。

ページ設定ダイアログボックス

表だけが印刷対象となっているかを確認するには、[印刷]ダイアログボックスの下にある[印刷プレビュー]ボタンをクリックします。

グラフだけの印刷

グラフだけ印刷したいのであれば、グラフを選択して印刷を行ないます。
グラフを選択して、[Office]ボタンをクリックし、表示される一覧の[印刷]をポイント、そしてサブメニューから[印刷プレビュー]をクリックします。

印刷を行なうのであれば、[印刷]ブロックの[印刷]ボタンをクリックし、表示される[印刷]ダイアログボックスで[OK]ボタンを押すと印刷されます。
[印刷]ダイアログボックスを良く見ると、グラフのみ選択されていれば[印刷対象]セクションは[選択したグラフ]にチェックされていることが分かります。また、複数枚印刷したいのであれば、[部数]に印刷枚数を指定して印刷を行ないます。

印刷ダイアログボックス

ワークシート内すべてを印刷

ワークシート内に作成しているすべてを印刷するには、任意のところをアクティブセルにして、印刷を行ないます。
つまり、範囲選択やグラフを選択しなければ、ワークシート内のすべてが印刷対象となります。一般的には、この方法で印刷を行なうことが多いです。手順としては、印刷プレビューで確認したら[印刷]ボタンをクリックしてから、[印刷]ダイアログボックスの[OK]ボタンをクリックすることになります。

通常印刷を行なうと標準モードに切り替わります。

印刷操作では、まず印刷イメージが意図したものであるかを確認することが重要です。ページレイアウト、改ページプレビューで印刷内容を仕上げ、印刷プレビューでページ設定、余白を調整します。そして、印刷ダイアログボックスで部数や印刷対象を指定して印刷を実行することになります。

ここまでExcelの基礎知識をご紹介してきました。説明を簡潔にしたところや説明していない機能もたくさんありました。Excelの機能は、また別のセクションで御紹介する予定です。Excelの基本操作をしっかりと習得していただき、このHPが少しでもお役に立てれば幸いです。