文字列の表示形式

Excelでデータベースを扱う場合、文字の入力は不可欠です。住所録であれば、郵便番号、番地、電話番号などは必ず必要な情報です。それらは数値ですが、実際は文字列と言う計算の対象でないデータとなります。
特に番地の場合、「1-2-3」と入力すると、「2001/2/3」と表示され日付と認識されてしまいます。なるべく文字入力の手間を省くには、文字列の表示形式を適切に設定することで実現できます。

敬称を自動表示

所録の表に文字列の表示形式を適用させましょう。
A列の会社名に「殿」という敬称を表示させるには、「＠”　殿“」と指定します。会社名と殿の間に１つ空白を入れています。文字列の場合は、入力データが表示される位置を書式記号「＠」で示します。

郵便番号表示

次にB列の郵便番号欄に「‐」（ハイフン）をつけた表示にします。郵便番号は、「セルの書式設定」画面の[表示形式]タブの分類を「その他」を選び、右側から「郵便番号」を選択します。

数字を文字列とする

次にE列の番地欄に入力する数値は文字列となるように設定します。入力された数値や記号が、計算の対象外となる文字列となることで、番地を正しく表示することができます。
番地欄に入力する前に、番地欄を選択して「セルの書式設定」画面の「表示形式」タブを選択し、分類は「文字列」を選択します。

設定した後に、番地を入力します。[1-2-3]と入力しても、日付ではなく入力されたそのままが表示されます。

また、ある箇所のセルだけに文字列の表示形式を設定するのであれば、最初に「‘」（アポストロフィー）を入力してから数値を入力することで、文字列と認識させます。

電話番号表示

電話番号には2通りの表現があります。