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PowerPoint

PowerPointの基本操作

プレゼンテーションの保存

基本操作の最後は、作成した作品(プレゼン)の保存です。一般的には、他のアプリケーションと同様に「名前を付けて保存」コマンドで保存を行います。修正・変更が発生した場合は、この保存されたファイルを使って行います。

では、発表できる完成作品の場合はどうでしょうか?パワーポイントで作られた発表作品は、出先のパソコンを利用して実演を行いますが、そのパソコン同様にパワーポイントがインストールされていないと利用できません。これでは、せっかく作ってもわざわざパワーポイントの入っているパソコンを持参することになります。
パワーポイントには、プレゼンテーションパックという保存方法が用意されていて、この方法で保存するとパワーポイントが入っていないパソコンでも、作品の実演ができる環境を提供してくれます。
また、パワーポイントが入っていても、ダブルクリックするだけで、すぐにプレゼンが開始されるファイルとして保存することもできます。

名前を付けて保存

一般的な保存方法は、「名前を付けて保存」です。この方法だと、変更などの編集ができる形で保存され、スライドショーの実行も可能です。(※スライドショーとは、プレゼンテーションを実行することです。)

①  メニュー[ファイル]を選択して、[名前を付けて保存]をクリックします。または、F12キーを押します。

②  [名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。任意の保存場所を指定して、[ファイル名]に「練習発表」などのファイル名を入力します。[OK]ボタンをクリックして保存します。

③  タイトルバーに保存したファイル名が表示されていると、確実に保存されたことを確認できます。

プレゼンテーションパックとして保存

発表の場にパワーポイントが入っているパソコンがない時は、プレゼンテーションパックとして保存します。保存は、ファイルとして保存したり、CDなどのメディアにコピーすることができます。

①  メニュー[ファイル]を選択して、[プレゼンテーションパック]をクリックします。

②  [プレゼンテーションパック]画面が表示されます。
[CD名]欄には、CDにコピーした時の名前を付けます。ここでは、初期状態の名前にします。
[オプション]ボタンをクリックします。

③  [オプション]ダイアログボックスが表示されます。
「PowerPoint Viewer」のチェックボックスは、オンにします。また、「リンクされたファイル」のチェックもオンにします。これは、スライド上にホームページや他のファイルにリンクされた動作を使いたい時に、チェックを付けます。
「埋め込まれたTrueType フォント」は、特殊なフォントなどを使っている場合、発表の場で使うパソコンでもそのフォントを使いたい時にチェックを入れます。
また、パスワードを設定してセキュリティを施すこともできます。

④  ここでは、初期の状態のまま[OK]ボタンをクリックします。

⑤  [プレゼンテーションパック]画面に戻ります。[フォルダにコピー]ボタンをクリックします。[フォルダにコピー]画面が表示されるので、保存場所を確認して[OK]ボタンをクリックします。

⑥  保存されて、[プレゼンテーションパック]画面に戻ります。[閉じる]ボタンをクリックして、保存を終了します。

⑦  フォルダの保存先を確認します。PresentationCDフォルダを開くと、多くのファイルが確認できます。
プレゼンを実行する場合は、「pptview.exe」ファイルをダブルクリックして、発表するファイル名を指定して実行します。

スライドショーとして保存

ファイルをダブルクリックするとすぐにプレゼンが開始されるファイルとして保存する場合は、「PowerPoint スライドショー」というファイルの種類で保存します。

①  メニュー[ファイル]を選択して、[名前を付けて保存]をクリックします。または、F12キーを押します。

②  [ファイルの種類]を[PowerPoint スライドショー(*.pps)]にして、ファイル名を入力して[保存]ボタンをクリックします。

この方法で保存すると、ファイルの編集はできません。実際に発表の場で使う完成作品の保存方法として利用します。

これで、パワーポイントの基礎的な操作は紹介しました。操作としては、ほとんど他のOffice製品と同じような使い方ですが、パワーポイントの特徴はスライドの上にオブジェクトを組み合わせていくことで作品を作り上げることになります。文字も表も図も、すべてオブジェクト扱いになります。アニメーションなどの動いて見せるという効果やサウンド効果などの操作方法は、実践編でご紹介します。実践編では、実際に作品を作る手順でパワーポイントの使い方を実践します。

【PowerPointの基本操作】