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Excel

基礎と操作

タブ型ツールバー"リボン"

Office 2007バージョンから従来の操作手順が通じなくなりました。2003バージョンまでの画面上段のメニューバーが消えて、"タブ"という名称が使われ、カテゴリごとにボタン類が集められ整理されています。
[図1]は、2003バージョンまでの最上部のメニューバーです。その下に、頻繁に利用されるボタン類が配置されています。このボタン類にないコマンド(命令)がない時に、メニューバーから必要なコマンド名を探して実行しました。

2007からは[図2]のように、一見メニューのように見えますが、タブ化されています。「ホーム」タブを選択すると、編集に関するボタン類が分類ごとにまとめられて配置されています。
メニューバーにあった[ファイル]、[編集]という名称がないことに気が付かれると思います。[ファイル]メニューは左上にあるOfficeロゴボタンに代替しました。そして、[編集]メニューの代わりに、最も基本的な操作を集めた[ホーム]タブを設けたようです。

各タブを選択していくと、その下に関連するボタン類が表示されます。このユーザインターフェイスを"リボン"と呼びます。各タブのリボンは以下の図のようになります。

「ホーム」タブ

「ホーム」タブには、通常良く利用される書式や編集に関するボタン類がリボン(タブ型ツールバー)として表示されます。

「挿入」タブ

「挿入」タブには、グラフ描画機能や図形や写真などを挿入するボタン類が配置されています。ヘッダーとフッターの記述もこのリボン内にありますので、最初は戸惑われる方も多かったと思います。

「ページレイアウト」タブ

「ページアウト」タブには、ページ設定、オブジェクト間の体裁などで、印刷に関する機能になります。新たに、「テーマ」機能が追加され、あらかじめ用意されているデザインをテーブルやグラフに一括適用でき、フレキシブルな変更が実現できます。

「数式」タブ

「数式」タブには、さまざま関数を探して入力できたり、範囲指定して適用できるようになっています。2007バージョンから、関数名もオートコンプリート機能が働き、関数名を1文字ずつて入力するごとに関数が絞り込まれて入力し易くなりました。

「データ」タブ

「データ」タブはデータベースに関する機能が実行できます。外部データの取り込みや並べ替え、入力規則などのボタンが配置されています。

「校閲」タブ

「校閲」タブには、スペルチェックやコメント機能などがあり、文章の校正などには便利な機能となります。また、シートの保護やブックの保護などのセキュリティ面などもここに収められています。

「表示」タブ

「表示」タブは、その言葉通り画面にどのように表示させるかと言う機能です。枠線や数式バーの表示や非表示、ズーム機能などをワンクリックで切り替えることができます。Excelで作成した表を美しく表現したいユーザにとっては便利になったと感じるでしょう。

「開発」タブ

「開発」タブは初期状態では表示されていません。マクロやVBA機能をExcel内で作成したいユーザが使用する機能ですので、一般的なExcelファイルでは使われない機能となります。
もし、表示したいのであれば、[Office]ボタンをクリックして、[Excelのオプション」ボタンをクリックします。表示される[Excelのオプション」ダイアログボックスの[基本設定」メニューの「[開発]タブをリボンに表示する」にチェックを入れると表示されるようになります。

リボン内のブロック

各タブを選択するとボタン類が配置されたリボンが表示されます。このリボン内をよくみるとグループごとに分かれています。これを"ブロック"と呼び、タブの下側にはブロック名が表示されています。
[図3]では、[ホーム]タブが選択されていて、リボン内に7つのグループ(ブロック)に分かれていることが分かります。
切り取り、コピー、貼り付けなどは「クリップボード」、文字の装飾は「フォント」、文字列の配置は「配置」、数値に関する書式は「数値」といったように操作内容によって分かれています。"オートSUM"ボタンは、[ホーム]タブ、[数式]タブからでも使えます。このようにいくつかのタブ内に収められているボタンもありますが、どこから操作しても同じ動作結果となります。

ダイアログボックスから操作

2007バージョンは、初心者にとって分かりやすく直感的に操作できるようになっていますので、覚えやすく操作しやすくなっています。従来では分かりづらかったことを改良して、なるべく操作を簡略化させています。そのお陰なのか、以前のバージョンを使い慣れているユーザにとってみると、2007の使い始めに、どこにどのボタンがあるのかを探し出す時間がかかり、"あの機能はどこにあるのだろう?"といった疑問が頻繁にでてきます。

2007では、従来のダイアログボックス設定という機能は残しており、従来行なっていた操作もできるようにしています。
[図4]を見ると各ブロックの右下に小さなボタンらしきものがあります。これを「ダイアログボックス起動ツール」と呼び、クリックすると従来のダイアログボックスが表示されます。以前のバージョンに慣れている方なら、すんなりと操作ができると思われます。ただし、すべてのブロックに配置しているものではありません。

ダイアログボックス起動ツール

画面の大きさによってリボンの形態は変わる

ユーザの環境によってディスプレイの大きさは異なります。また、最大化にして使うユーザ、元に戻すボタンで画面を少し小さくして使っているユーザなど画面の大きさはまちまちです。以前のバージョンではメニューバーやツールバー自体が大きく変わることはありませんでした。しかし、2007からは画面の幅によってリボンの表示が微妙に変化します。大きな画面で使っている場合は、ほとんどのボタンはワンクリックで使えますが、画面の幅を小さくすると、ボタンによってグループにまとめられて、一度そのグループを展開してからボタンをクリックするというように2段階操作になります。

[図5]で説明します。[スタイル」ブロックを見るとウィンドウの幅が広いと3つのボタンが表示されていますが、ウィンドウの幅を狭くすると、ボタンがまとまってしまいボタンが1つになってしまいます。他のブロックも見ると、同じような箇所がいくつかあります。
このように画面の大きさによってボタンの配置が変化しますので、始めは戸惑う場面も出てきます。まずは、しっかりとリボンとその中のブロックの内容を覚えていくと良いでしょう。