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ブックを開く
既存のブック(ファイル)を開く操作を行いましょう。ここでは、前回保存した「販売一覧表」ブックを開きます。Officeボタンをクリックし、[開く]でクリックする操作を行ないます。これは、以前のバージョンと同様でファイル(ブック)を見つけ出して開くことになります。
[図21]を見ると、Officeボタンをクリックして表示されるメニューの右側に"最近使用したドキュメント"の一覧が表示され、最上部から順番に最近開いたブック名が表示されています。つまり、履歴が表示されていることになります。「販売一覧表」は、先ほど開いていたものですから、最上部1に名前があります。そこでクリックするとファイルを探す手間が省けます。
また、"最近使用したドキュメント"の一覧の右側にはピンのアイコンが表示されています。ここに表示される一覧の数には限界がありますので、古い順番に消えていきます。良く利用するブックであれば、ピンをクリックしてピンを立てた状態にしておくと、この履歴から消えません。もちろん、全部立ててしまった場合は、やはり古い順番には消えてしまいますので、必要なブック名の箇所だけのピンにとどめて置きましょう。
では、ブック「販売一覧表」を"最近使用したドキュメント"の一覧から探してクリックて開きます。(図21)
開いたらタイトルバーをみて、「販売一覧表」と表示されていることを確認します。
データの種類
開いたブックのセル内のデータを見てみましょう。
[図22]を見ると、日本語はセル内で左に寄り、数字は右に寄っていることが分かります。入力直後、Excelはセル内に入力されたデータが計算の対象になるか、ならないかを判別しています。計算の対象となるデータはセル内の右側に、ならないデータは左側に寄せて、ユーザに意識させていると思ってください。
このことから、Excelで扱われるデータには2種類あることが分かります。
- 数値・・・計算の対象となる(セル内で右寄り)
- 文字列・・・計算の対象とならない(セル内で左寄り)
「4月」などは計算の対象になりませんが、「4月1日」は計算の対象となるので、右側に寄ります。理由は、ある日付から日数を求めることができるからです。例えば、自分の生まれた日から今日までの日数、年数を計算させることも必要だからです。「4月1日」は数字と漢字で表現されていますが、実体は"シリアル値"という特別な数値で、1900年1月1日を基準の「1」とし、それから1日増えるごとに「1」が足されます。ちなみに「2011年1月1日」は「40544」となります。
データの修正
すでに入力したデータを変更したい場合の操作を説明しましょう。
セル内のデータをまるごとすべて削除したい場合は、そのセルを選択して、Deleteキーを押します。
もし、誤って削除した場合は、Ctrlキー + Zキーを押すと、元に戻ります。この操作は非常に重宝するショートカットキーなので、是非覚えてみてください。
また、Officeボタンの右側にある「クイックアクセスツールバーの「元に戻す」ボタンを使用しても同じようにデータを復元することができます。
次に、セル内のデータの一部を削除したい、または修正する操作には3通りあります。すべてを覚える必要はありませんので、自分のやりやすい方法で操作してください。
- セルの上でダブルクリックしてカーソルを入れて削除、修正
- F2キーを押してカーソルを入れて削除、修正
- 数式バーで削除、修正
1の方法は、最も多用されている操作です。ダブルクリックして、カーソルを点滅させ、修正したいデータをBackSpaceキーやDeleteキーで削除していきます。
2の方法は、F2キーを押すとデータの最後にカーソルが入りますので、データの最後の方を修正したい場合に便利です。
3の方法は、長いデータを修正する場合や数式を編集する場合に行ないます。
では、ここではダブルクリックして修正した方法を行なってみましょう。(図23)
「A1」セルの「販売一覧表」を「販売売上表」と修正します。まず、「A1」セル上でダブルクリックしてカーソルを入れます。次に、「一覧」という文字列を削除します。そして、「売上」と入力して文字を追加します。最後にEnterキーを押して確定します。
他の２つの方法も操作手順はほぼ同じ手順となります。数式バーで行なうデータの修正は、数式バーの上でクリックすると、カーソルが入りますので、修正はやりやすいです。また、長い文字や数式を削除したい場合は、削除したいデータをドラッグして選択して、Deleteキーで一気に削除できます。
選択方法
Excel基本操作の最後は、選択方法を説明します。選択とは、データの入力、変更、削除などの編集作業には欠かせない操作です。選択には以下のような選択方法があります。複数のセルを選択することを"範囲選択"と呼びます。
- １つのセルを選択
- 複数の連続したセルの選択
- 複数の離れたセルの選択
- 行の選択
- 列の選択
- 全セルの選択
１つのセルを選択する方法は、これまでご紹介した説明中にも書いておりますように、マウスでクリックするか方向(矢印)キーを押すやり方です。ほとんどがこの操作で選択されます。
複数の連続したセルの選択は、ドラッグ操作またはShiftキーとマウス操作の組合せで行います。例えば、「A2」セルから「A6」までの連続したセルを選択したいときは、「A2」セルから「A6」セルまでドラッグを行ないます。また、「A2」セルを選択して、Shiftキーを押したまま「A6」セルをクリックしても同様の選択が可能です。
離れたセルを選択したい場合は、Ctrlキーを利用します。例えば、下図のように「A2」から「A6」のセルは選択されていて、次に「B2」から「D2」までのセルを選択したい場合は、Ctrlキーを押した状態で「B2」から「D2」セルまでドラッグして選択します。
ある行すべてを選択したい場合は、行番号の上でクリックするとその行すべてが選択されます。また、複数の行を選択したい場合もあります。もし連続した行であればドラッグ操作、離れている行であればCtrlキーを押したままクリックします。
ある列のすべてを選択したいときは、列番号の上でクリックします。行選択と同様に、複数の列を選択することもでき、操作は行選択と同様の操作になります。
シート内のすべてのセルを選択したいときは、シートの左最上部に全セル選択ボタンがありますので、その上でクリックします。
また、Ctrlキー ＋ Aキーのショートカットキーを使っても同様にすべてのセルを選択することができます。
Excelでは、選択操作を行ってから作業を行います。選択方法には、以上のようにさまざまありますが、効率の良い選択を行なうことが大事です。まだ、選択方法にはいくつかありますが、他の操作の中で記述できる機会があれば、そこでご紹介することにします。