システム化計画を実現するために必要となる、資金や人員などのシステム資源を調達する計画を立てます。
このとき、人員などを外部の別企業に発注する場合の流れは次のようになります。
情報提供依頼は、提案依頼書（RFP）の作成に先立ち、考えうる手段や技術動向に関する情報を集めるために、ベンダ企業に対してシステム化の目的や業務概要を明示して、情報提供を依頼します。
これを文書化したもので、「RFI」とも呼ばれます。
ベンダ企業に対して、導入システムの概要や提案依頼事項、調達条件などを明示し、提案書の提出を依頼するための文書を作成します。
提案依頼書にはシステム概要や目的、必要となる機能や求められるシステム要件、契約事項といったシステムの基本方針を盛り込みます。
「RFP」とも呼ばれます。
ベンダ企業においてRFPを基にシステム校正、開発手法などを検討し、提案書を作成、依頼元に対して提案します。
見積書はシステムの開発、運用、保守などにかかる費用を示す文書です。取引先の選定や発注内容の確認に重要な役割を持っており、発注元の企業はこれを選定基準と照らし合わせて最終決定を行います。
提案評価基準や要求事項適合度の重み付けを含めた選定基準から、調達先の企業を選定します。
企画競争：複数の企業に対して企画書の提出、プレゼンテーションの実施を求めて、競争させる方法。
一般競争入札：入札情報を公告し、参加資格を満たした参加者に対して見積りの提出を求め、価格を競争させる方法。
◆ 調達リスク分析
調達に伴うリスクことを調達リスクといい、品質やコストに関するリスク、法律上のリスク、情報漏洩などのリスクなどがあります。
リスクの分析・評価は、「内部統制」、「コンプライアンス」、「CSR調達」、「グリーン調達」などの観点から行い明確にしておきます。
選定した調達先企業と契約内容について交渉を行い、納入システム、費用、納入時期、調達元とベンダ企業との役割分担を決定し、契約を締結します。
契約形態には、「請負契約」、「委任契約」があります。