レポートの作成2

R売上内容の合計レポートの編集

ウィザードを使用して作成したレポートのレイアウトは、Accessが自動的に作ります。細かな箇所の編集を行なって、より見やすく作っていくのがレポート編集の作業になります。

このレポートの編集ポイントは、以下のようになります。

• タイトルを「売上内容の合計（会社毎）」と書き換えて、スタイルも変更する。
• 会社名ヘッダーのラベルを見やすくする。
• レポートヘッダーの右側に「日付」と「時間」を表示させる。
• 会社名のラベルを削除し、会社名のテキストボックス以外の各フィールドのラベルを[ページヘッダー]セクションに移動する。
• ラベルやテキストボックスの表示を編集する。

ユーザによって編集したいデザインやレイアウトは異なります。編集作業に慣れたら、ユーザ独自の考えで作業を行なうようにしてください。

レポートヘッダーセクションの編集

[R売上内容の合計金額]レポートをデザインビューに切り替えて、上位のセクションから順番に編集していきます。

① レポートヘッダーセクションの「R売上内の合計」ラベルをクリックします。さらに、クリックするとカーソルがラベル内に点滅します。

② 先頭の文字「R」を削除します。

③ タイトルの最後に「（会社毎）」と追加入力します。

④ 入力後にEnterキーで確定すると、ラベルにハンドル（■）が表示されます。フォントを「MSPゴシック」に変更し、[太字]を解除します。そして、ラベル全体を下側に少し方向キーを使って移動させます。

次にレポートヘッダーの右側に日付と時間を表示させます。[レポートフッター]の「日付」テキストボックスを移動させて、書式を変えると作成する手間を省けます。

⑤ [ページフッター]セクションの「=Now()」ラベルをドラッグして、[レポートヘッダー]セクションの右側に移動させます。

⑥ 移動させたテキストボックスを選択し、文字の配置に「右揃え」を設定します。

⑦ [日付]のテキストボックスが選択されていることを確認して、メニュー[編集]-[複製]をクリックします。下側にコピーされたことを確認します。
コピーされたテキストボックスのプロパティシートを表示させます。
テキストボックスプロパティが表示されたら、[データ]タブを選択して、[コントロールソース]プロパティに「=time()」と入力します。

⑧ [書式]タブを選択して「書式」プロパティに「時刻（S）」を設定します。設定したらプロパティ画面は閉じます。

⑨ 印刷プレビューに切り替えて、日付と時刻が表示されていることを確認します。

会社名ヘッダーの編集

ページヘッダーの「会社名」ラベルを削除して、ラベルとテキストボックス表示を見やすく整理します。Access 2007では、ラベルとテキストボックスは対の状態で固定されています。「会社名」ラベルとテキストボックスのレイアウトを解除してから作業を行うことになります。

① [会社名]ラベルを選択して、その上で右クリックします。
一覧表示から[レイアウト]-[解除]をクリックします。

② [会社名]ラベルが解除されて、[商品名]ラベルが広がります。

③ 一旦、印刷プレビューに切り替えて表示を確認します。

会社名がすべて表示されていません。また、[売上NO]、[割引後の小計]、[消費税率]の幅が広すぎるので、幅を調整して、全体的に右側にずらすことで見やすくなります。

④ [ページヘッダー]領域の[売上NO]、[割引後の小計]、[消費税率]のラベルをShiftキーを押した状態クリックしていきます。
3つとも選択されたら[売上NO] ラベルの左端中央をポイントして右側にドラッグします。

⑤ 幅を狭く調整すると、他のラベルおよびテキストボックス同士の間隔が自動調整されます。

⑥ [商品名]ラベルでクリックすると、左上に四角が表示されます。その上でクリックすると、対になっているラベルとテキストボックスが選択されます。

⑦ 方向キーまたはドラッグ操作で、右側に移動させます。（※移動させる位置は、下の図を参考にしてください。）

⑧ 印刷プレビューに切り替えてデータ表示を確認します。

おおむね綺麗に揃っていることを確認します。（※ 細かな部分の修正は、ユーザのお好みで作業を進めてください。）

レポート幅の編集

ページフッターには、ページ番号が表示されています。ページ番号を左側に移動することによって、ページ幅を狭くできます。

① デザインビューに切り替えます。

② ページ番号のテキストボックスを選択して、左側に移動させます。

③ ページの右端をポイントして左側にドラッグします。水平ルーラーの「22」ぐらいを目安にしてください。

④ 印刷プレビューに切り替えて表示を確認します。

全体的に左によっている場合は、ページ設定画面で修正を行ないます。

⑤ [印刷プレビュー]が表示されていることを確認し、[ページレイアウト]-[ページ設定]ボタンをクリックします。

⑥ 「ページ設定」ダイアログボックスを表示させ、余白の数値を任意に設定します。

※ この操作も印刷プレビューで何回も確認しながら、最適な数値を入力してください。

⑦ 再度印刷プレビューに切り替えると、全体的に中央に表示されていることが確認できます。

レポートの並べ替え

[R売上内容の合計]レポートは会社毎に表示されるものですが、[売上NO]の順番はバラバラです。
[売上NO]の数値を「昇順」に並べ替えて表示させるようにします。

① デザインビューに切り替えて、[レポートデザインツール]-[デザイン]-[グループ化と集計]の[グループ化と並べ替え]ボタンをクリックします。

② 下側に[グループ化、並べ替え、集計]欄が表示されます。[並べ替えの追加]をクリックし、[フィールドの選択]の一覧から「売上NO｣を選択します。

③ 並べ替えキーに[売上NO] と「昇順」と表示されます。

④ 印刷プレビューに切り替えます。
[売上NO]が昇順で並べ替えられていることを確認します。最後に上書き保存をして[R売上内容の合計]レポートは閉じます。