表にはデータを特定するためのIDやNoなどの番号（コード番号）を設定します。この番号をもとにすれば関数で特定のレコードを抽出したり、検索できたりします。

関数で連番を振る

一般的によく利用されるのがオートフィルで連番を振る方法です。例えばセルA1に「1」と入力して、A1を選択してCtrlキーを押しながら、オートフィル機能を使うと簡単に連番振られます。
しかし、このような方法で連番を振った場合、途中のレコードが削除されたとき、その削除した通し番号は欠番になってしまいます。通し番号を常に連番で維持したい場合は、行の番号を取得できるROW関数を使います。

ROW関数の書式

=ROW()

このROW関数を使うと、関数を入れたセルの行番号を返します。例えば、セルC3に「=ROW()」と入力すると「3」が返ってきます。これを利用すれば行を削除しても、常にROW関数を入力しているセルは番号が振り直されます。

動画では、B列の名前が入力されたら自動的に番号を振れるようにしますので、以下の数式を入力します。
=IF(B2="","",ROW()-1)

「ROW()-1」は、この関数を入力しているセルが2行目なので、ROW()関数では「2」が返されます。通し番号は「1」から開始するために「-1」と減算しています。仮に101番から始めたいのであれば「99+ROW()」と入力します。要は、開始番号になるように数値を調整すれば良いわけです。

後は、この数式を下方向にコピーすれば名前が入力されているところまでは通し番号が振られます。そして、新たな名前を入力すると自動的に通し番号が振られます。

ショートカットで簡単コピー

通し番号ではないですが、新たなレコードを入力するときに、真上のセルの値と同じ値を入力したいときは次のショートカットキーを使えば、入力の手間が省けます。

Ctrlキー ＋ Dキー

DはDownの意味と考えて、上の値を「下」にコピーという意味で覚えます。また、左のセルと同じ値であれば、Ctrl + Rキーです。RはRightと覚えるとよいです。ちなみに、下の値を上にコピーとか、右の値を左にコピーはありません。あしからず・・^^;